③　語学力を生かした海外とのコレポン・折衝（輸出）

 

英文ウェブサイトや英文・母国語でのSNSなどで重要なのは海外の潜在顧客にアピールしてコンテンツを読んでもらえるようにすることですが、その結果として「問い合わせ」や「引き合い」を海外から得られることが最終目的ですね。「問い合わせ」や「引き合い」が来た際にどのように社内処理するか、ルールを決めておくことが肝要です。　例えば以下のとおりです。

 

                                「問い合わせ」「引き合い」を海外から入手

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                            直属の日本人上司に内容をすぐに報告（報連相重視）

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                   上司は問い合わせしてきた相手を調査するよう外国人材に指示

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  外国人材から上司に調査結果を報告。上司はその情報に基づき、問い合わ

     せ相手に対し問い合わせの背景、目的、意図、狙いなどを尋ねるよう

                                                    外国人材に指示。

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必要な情報が入手出来たところで社長以下経営幹部は見積作成するかどうか、する場合にはどのようなポリシーで見積もるか（国内と異なる直接費・間接費、リスクを見込んだ収益性、戦略性（競合がいて継続性がある場合の政策的価格を提示するか等）など）を検討し、社内で意識統一して対応する。その意思決定の過程を外国人材にも見せることで日本的或いはその会社固有のコミュニケーションスタイルと意思決定文化を示す。

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　　　　　　製品によっては安全保障貿易の事前チェックをかける。

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問い合わせ相手への返事後、条件交渉となった場合は外国人材に単独で交渉させず、重要度に応じ幹部とともに条件交渉を行わせる。もちろん外国人材はその間、電子メールであれ、スカイプのようなビデオ会議であれ

　　　　　　　　　　　　通訳の立場で矢面に立つ。

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交渉や折衝で重要になるのはメモや議事録であり、外国人材には交渉相手との間では英文か母国語の書面を残し、並行してその内容を日本語で記載する訓練をさせ、その内容を上司が添削するなどして日本語能力の向上も

　　　　　　　　　　　　　　　　図る。

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最終的に合意内容を契約書に落とし込む。相手がエンドユーザーであれば売買契約、代理店であれば代理店契約（販売店（ディストリビューター）と販売代理店（エージェント）の区別がある）及び標準売買契約を交わす。　売買契約の主なポイントとして、通貨、支払い条件、受渡条件、

納期、ワランティ、不具合品の輸送費用負担、代替品の輸送費用負担、

その他のリスク分担などが挙げられる。詳細は専門家（顧問）と要相談。

 

尚、輸出の場合は国内で仕入れた材料費など直接経費はもとより間接経費の中で支払われている消費税が還付されることも外国人材にも理解させておく必要があります。そのうえで価格交渉に臨む必要があります。